نرم افزار حضور و غیاب ابری یا تحت شبکه؛ کدام برای شرکت شما مناسب است؟

انتخاب نرم افزار حضور و غیاب یکی از تصمیم های مهم برای مدیریت منابع انسانی و کنترل دقیق ساعات کاری کارکنان است. با افزایش تعداد پرسنل، تعدد شعب و گسترش دورکاری، روش های سنتی ثبت ورود و خروج دیگر پاسخگوی نیاز بسیاری از شرکت ها نیستند. به همین دلیل، کسب وکارها به دنبال راهکاری هستند که علاوه بر ثبت دقیق ترددها، امکان مدیریت مرخصی، مأموریت، اضافه کاری و گزارش گیری را نیز فراهم کند.

اما هنگام خرید سیستم حضور و غیاب، معمولاً با دو انتخاب اصلی روبه رو می شوید: نرم افزار حضور و غیاب ابری و نرم افزار تحت شبکه. هرکدام امکانات، هزینه ها و شرایط استفاده متفاوتی دارند. در این مقاله تفاوت این دو راهکار را بررسی می کنیم تا بتوانید متناسب با تعداد کارکنان، زیرساخت فناوری اطلاعات و نیازهای شرکت خود تصمیم بگیرید.

نرم افزار حضور و غیاب ابری چیست؟

نرم افزار حضور و غیاب ابری (Cloud-Based Attendance Software) سامانه ای است که اطلاعات آن روی زیرساخت ابری ارائه دهنده سرویس میزبانی و ذخیره می شود. کاربران می توانند با استفاده از اینترنت و مرورگر یا اپلیکیشن، به اطلاعات موردنیاز دسترسی داشته باشند.

در این مدل، معمولاً نیازی به خرید و نگهداری سرور اختصاصی در شرکت نیست و بخش مهمی از مسئولیت های زیرساختی بر عهده شرکت ارائه دهنده نرم افزار قرار می گیرد.

مهم ترین امکانات نرم افزار حضور و غیاب ابری عبارت اند از:

• مشاهده آنلاین ورود و خروج کارکنان
• دسترسی مدیران به اطلاعات از مکان های مختلف
• ثبت درخواست مرخصی و مأموریت
• مدیریت شیفت های کاری و اضافه کاری
• تهیه گزارش کارکرد ماهانه و روزانه
• امکان مدیریت چند شعبه از یک پنل
• دسترسی از طریق موبایل، تبلت و کامپیوتر

این راهکار برای شرکت هایی که شعب مختلف دارند، کارکنان دورکار استخدام می کنند یا به دسترسی سریع مدیران منابع انسانی نیاز دارند، گزینه مناسبی است.

نرم افزار حضور و غیاب تحت شبکه چیست؟

نرم افزار حضور و غیاب تحت شبکه معمولاً روی سرور داخلی یا زیرساخت اختصاصی شرکت نصب می شود و از طریق شبکه داخلی سازمان در اختیار کاربران قرار می گیرد.

در این روش، اطلاعات کارکنان و ترددها در زیرساخت تحت مدیریت سازمان ذخیره می شوند. بنابراین شرکت کنترل بیشتری بر محل نگهداری اطلاعات و تنظیمات دسترسی دارد، اما مسئولیت نگهداری سرور، پشتیبان گیری، به روزرسانی و امنیت زیرساخت نیز بیشتر بر عهده واحد فناوری اطلاعات خواهد بود.

امکانات رایج نرم افزار حضور و غیاب تحت شبکه شامل موارد زیر است:

• ارتباط با دستگاه های حضور و غیاب
• دریافت اطلاعات ورود و خروج کارکنان
• تعریف شیفت های کاری و قوانین محاسبه کارکرد
• مدیریت مرخصی و مأموریت
• گزارش گیری از تأخیر، تعجیل و اضافه کاری
• تعریف کاربران و سطوح دسترسی
• ذخیره اطلاعات روی سرور سازمان

این سیستم برای سازمان هایی مناسب است که زیرساخت شبکه و سرور اختصاصی دارند و ترجیح می دهند مدیریت اطلاعات و نگهداری سامانه در اختیار خودشان باشد.

تفاوت نرم افزار حضور و غیاب ابری و تحت شبکه چیست؟

مهم ترین تفاوت این دو سیستم به محل ذخیره سازی اطلاعات، نحوه دسترسی، هزینه نگهداری و مسئولیت مدیریت زیرساخت مربوط می شود.

معیار مقایسه	نرم افزار ابری	نرم افزار تحت شبکه
محل ذخیره اطلاعات	سرور ابری ارائه دهنده	سرور داخلی سازمان
نصب و راه اندازی	معمولاً سریع تر	نیازمند آماده سازی زیرساخت
دسترسی از راه دور	از طریق اینترنت	از طریق شبکه امن یا VPN
هزینه اولیه	معمولاً کمتر	احتمالاً بیشتر
هزینه نگهداری سرور	عمدتاً بر عهده ارائه دهنده	بر عهده سازمان
به روزرسانی	معمولاً توسط ارائه دهنده	وابسته به قرارداد و تیم IT
کنترل زیرساخت	وابسته به ارائه دهنده	بیشتر در اختیار سازمان
مدیریت شعب	معمولاً ساده تر	وابسته به ارتباط شبکه ای
نیاز به اینترنت	برای دسترسی آنلاین ضروری است	برای شبکه داخلی ضروری نیست

نکته: نرم افزار تحت وب و نرم افزار ابری دو مفهوم متفاوت هستند. تحت وب بودن به روش دسترسی از طریق مرورگر اشاره دارد؛ درحالی که ابری بودن به محل میزبانی و مدیریت زیرساخت مربوط است. بنابراین ممکن است یک نرم افزار تحت وب روی سرور داخلی شرکت نصب شده باشد.

هنگام خرید نرم افزار حضور و غیاب به چه امکاناتی توجه کنیم؟

صرف نظر از اینکه نسخه ابری یا تحت شبکه را انتخاب می کنید، بهتر است پیش از خرید، امکانات نرم افزار را بررسی کنید.

۱. اتصال به دستگاه حضور و غیاب: نرم افزار باید با برند و مدل دستگاه شما سازگار باشد و بتواند اطلاعات تردد را بدون نیاز به ورود دستی و مکرر دریافت کند. پشتیبانی از دستگاه های اثر انگشتی، تشخیص چهره و کارتی را بررسی کنید.

۲. مدیریت شیفت و قوانین کاری: امکان تعریف شیفت های چرخشی، ثابت، شناور، شب کاری، اضافه کاری و کسرکار برای شرکت هایی با برنامه های کاری متفاوت ضروری است.

۳. گزارش گیری دقیق: گزارش تأخیر، غیبت، مرخصی، مأموریت و کارکرد ماهانه باید به سادگی قابل مشاهده و خروجی گرفتن باشد.

۴. امنیت اطلاعات: سطح دسترسی کاربران، رمزنگاری اطلاعات، پشتیبان گیری منظم و امکان بازیابی داده ها از معیارهای مهم انتخاب هستند.

۵. یکپارچگی با حقوق و دستمزد: بررسی کنید آیا نرم افزار امکان انتقال اطلاعات کارکرد به سیستم حقوق و دستمزد را دارد یا خیر.

۶. پشتیبانی و توسعه پذیری: امکان افزودن کاربر، شعبه و دستگاه جدید و همچنین دریافت خدمات پشتیبانی را پیش از خرید بررسی کنید.

چرا باید پیش از خرید، دمو نرم افزار حضور و غیاب را ببینید؟

مشاهده امکانات در کاتالوگ یا صفحه معرفی محصول برای انتخاب نهایی کافی نیست. ممکن است نرم افزاری امکانات متنوعی داشته باشد، اما در عمل با فرآیندهای سازمان شما سازگار نباشد.

به همین دلیل پیشنهاد می شود پیش از خرید، نسخه دمو (Demo) نرم افزار حضور و غیاب را امتحان کنید.

در جلسه دمو می توانید موارد زیر را بررسی کنید:

• نحوه تعریف کارکنان و ساختار سازمانی
• ثبت و مشاهده ورود و خروج پرسنل
• اتصال و دریافت اطلاعات از دستگاه حضور و غیاب
• تعریف شیفت های کاری و قوانین اضافه کاری
• ثبت و تأیید درخواست مرخصی و مأموریت
• تهیه گزارش کارکرد و خروجی اطلاعات
• مشاهده امکانات مدیریتی و سطوح دسترسی

همچنین بهتر است از فروشنده بخواهید یک سناریوی واقعی متناسب با شرایط شرکت شما اجرا کند. برای مثال، اگر چند شیفت کاری دارید یا کارکنان در شعب مختلف فعالیت می کنند، همین شرایط را در نسخه آزمایشی بررسی کنید.

برای انتخاب مطمئن تر، درخواست دمو نرم افزار حضور و غیاب را ثبت کنید و پیش از خرید، امکانات، سرعت عملکرد، سازگاری با دستگاه ها و کیفیت گزارش گیری را در عمل بسنجید. این کار به شما کمک می کند به جای انتخاب صرفاً بر اساس قیمت یا تبلیغات، راهکاری متناسب با نیاز واقعی سازمان خود تهیه کنید.

سوالات متداول درباره نرم افزار حضور و غیاب ابری و تحت شبکه

۱. تفاوت نرم افزار حضور و غیاب ابری و تحت شبکه چیست؟

در نرم افزار ابری، اطلاعات روی سرورهای ابری ارائه دهنده ذخیره می شوند و کاربران از طریق اینترنت به آن دسترسی دارند. در نسخه تحت شبکه، نرم افزار معمولاً روی سرور داخلی سازمان نصب می شود و از طریق شبکه سازمان مورد استفاده قرار می گیرد.

۲. آیا نرم افزار حضور و غیاب تحت وب همان نرم افزار ابری است؟

خیر. تحت وب بودن به معنای دسترسی از طریق مرورگر است، اما ابری بودن به محل میزبانی و مدیریت زیرساخت اشاره دارد. یک نرم افزار می تواند تحت وب باشد، اما روی سرور داخلی شرکت اجرا شود.

۳. آیا برای استفاده از نرم افزار حضور و غیاب ابری به دستگاه نیاز داریم؟

خیر، لزوماً نیازی به دستگاه نیست. برخی نرم افزارها امکان ثبت تردد از طریق موبایل، GPS یا روش های دیگر را دارند. بااین حال، اگر شرکت به ثبت تردد با اثر انگشت، کارت یا تشخیص چهره نیاز داشته باشد، باید سازگاری نرم افزار با دستگاه حضور و غیاب بررسی شود.

۴. کدام نرم افزار برای شرکت های چندشعبه ای مناسب تر است؟

نرم افزار ابری معمولاً به دلیل دسترسی از راه دور و مدیریت متمرکز، انتخاب ساده تری برای شرکت های چندشعبه ای است. البته نسخه تحت شبکه متمرکز نیز در صورت وجود زیرساخت ارتباطی مناسب می تواند همین نیاز را برطرف کند.

۵. آیا نرم افزار حضور و غیاب تحت شبکه بدون اینترنت کار می کند؟

اگر نرم افزار و دستگاه ها در شبکه داخلی سازمان قرار داشته باشند، بسیاری از عملیات داخلی می توانند بدون اینترنت انجام شوند. اما دسترسی از خارج سازمان و ارتباط با شعب دیگر به زیرساخت ارتباطی مناسب نیاز دارد.

۶. پیش از خرید نرم افزار حضور و غیاب چه مواردی را بررسی کنیم؟

سازگاری با دستگاه، امکانات گزارش گیری، مدیریت شیفت، امنیت اطلاعات، پشتیبانی، یکپارچگی با حقوق و دستمزد و هزینه های نگهداری از مهم ترین موارد هستند. پیشنهاد می شود پیش از خرید، نسخه دمو را نیز بررسی کنید.

۷. آیا امکان تست نرم افزار حضور و غیاب پیش از خرید وجود دارد؟

بسته به شرکت ارائه دهنده، ممکن است نسخه آزمایشی یا دموی آنلاین در دسترس باشد. با درخواست دمو می توانید امکانات اصلی نرم افزار را بررسی کنید و میزان سازگاری آن با نیازهای سازمان خود را بسنجید.