۱۴۰۳-۱۱-۱۰مسعود اکبریان

با پیشرفت تکنولوژی و تغییرات شتابان در نحوه مدیریت منابع انسانی، سازمان‌ها و شرکت‌ها به سمت استفاده از ابزارهای نوین برای نظارت بر حضور و غیاب کارکنان خود روی آورده‌اند. یکی از این ابزارهای مدرن، دستگاه‌های حضور و غیاب موبایلی است که به سرعت در حال جایگزینی با سیستم‌های سنتی حضور و غیاب هستند. این دستگاه‌ها به دلیل قابلیت‌های پیشرفته و سهولت در استفاده، مزایای زیادی را برای سازمان‌ها و شرکت‌ها به ارمغان می‌آورند.

در این مقاله، به بررسی نحوه عملکرد دستگاه‌های حضور و غیاب موبایلی و مزایای آن‌ها در سازمان‌ها و شرکت‌ها خواهیم پرداخت.

۱. دستگاه‌های حضور و غیاب موبایلی چیستند؟

دستگاه‌های حضور و غیاب موبایلی، همانطور که از نام آن‌ها پیداست، سیستم‌هایی هستند که از طریق گوشی‌های هوشمند و اپلیکیشن‌های مربوطه، حضور و غیاب کارکنان را ثبت می‌کنند. این سیستم‌ها به گونه‌ای طراحی شده‌اند که کارکنان می‌توانند با استفاده از گوشی‌های موبایل خود و از هر نقطه‌ای از سازمان یا حتی خارج از محل کار، حضور و غیاب خود را ثبت کنند. این نوع سیستم‌ها به ویژه برای سازمان‌هایی که کارکنان آنها نیاز به حضور در مکان‌های مختلف دارند (مانند پیمانکاران، کارمندان فروش، یا تیم‌های پشتیبانی) بسیار مناسب هستند.

۲. نحوه عملکرد دستگاه‌های حضور و غیاب موبایلی

دستگاه‌های حضور و غیاب موبایلی به دو روش اصلی برای ثبت حضور و غیاب کارکنان عمل می‌کنند:

۲.۱. سیستم تشخیص موقعیت مکانی (GPS)

یکی از روش‌های رایج در سیستم‌های موبایلی حضور و غیاب، استفاده از فناوری GPS است. در این روش، زمانی که کارمند اقدام به ثبت حضور یا غیاب می‌کند، سیستم موقعیت مکانی دستگاه او را شناسایی کرده و بررسی می‌کند که آیا کارمند در محل کار حضور دارد یا خیر. این ویژگی برای سازمان‌هایی که نیاز دارند حضور کارکنان در مکان‌های خاص یا شعب مختلف را نظارت کنند، بسیار مفید است.

مزایای استفاده از GPS در سیستم‌های حضور و غیاب موبایلی عبارتند از:

• دقت بالا: با استفاده از فناوری GPS، دقت در ثبت موقعیت جغرافیایی افزایش می‌یابد و احتمال ثبت حضور یا غیاب نادرست کاهش می‌یابد.
• امکان نظارت از راه دور: مدیران می‌توانند به‌راحتی حضور کارکنان را از هر نقطه‌ای از جهان نظارت کنند.
• مناسب برای تیم‌های میدانی: برای کارکنانی که نیاز به کار در خارج از محل کار دارند، مانند تیم‌های فروش یا پشتیبانی، این سیستم بسیار کارآمد است.

۲.۲. سیستم شناسایی بیومتریک

در برخی سیستم‌های حضور و غیاب موبایلی، از تکنولوژی‌های بیومتریک مانند تشخیص چهره یا اثر انگشت استفاده می‌شود. با نصب اپلیکیشن‌های مخصوص بر روی گوشی‌های هوشمند، این دستگاه‌ها به‌طور خودکار ویژگی‌های بیومتریک فرد را شناسایی کرده و حضور یا غیاب وی را ثبت می‌کنند. این روش به طور معمول برای جلوگیری از تقلب و سوء استفاده در ثبت حضور و غیاب استفاده می‌شود.

مزایای استفاده از سیستم‌های بیومتریک در دستگاه‌های حضور و غیاب موبایلی عبارتند از:

• امنیت بالا: استفاده از ویژگی‌های بیومتریک برای شناسایی کارکنان از تقلب در ثبت حضور و غیاب جلوگیری می‌کند.
• دقت بالا: در مقایسه با روش‌های دیگر، شناسایی بیومتریک دقت بسیار بالاتری دارد و احتمال اشتباه در شناسایی را کاهش می‌دهد.
• راحتی در استفاده: کارکنان نیازی به وارد کردن اطلاعات یا کدهای خاص ندارند و تنها با یک اسکن سریع، حضور یا غیاب خود را ثبت می‌کنند.

۲.۳. سیستم QR Code

سیستم دیگری که در برخی سازمان‌ها برای ثبت حضور و غیاب موبایلی استفاده می‌شود، سیستم QR Code است. در این سیستم، هر کارمند یک کد QR منحصر به فرد دریافت می‌کند که در محل‌های مختلف از جمله درب ورودی شرکت یا اتاق‌های خاص نصب می‌شود. کارمند می‌تواند با استفاده از گوشی هوشمند خود، این کد را اسکن کند و به این ترتیب، حضور یا غیاب خود را ثبت نماید.

مزایای این سیستم شامل:

• سادگی و سرعت بالا: اسکن کد QR به راحتی و در عرض چند ثانیه انجام می‌شود.
• مقرون به صرفه: نیاز به تجهیزات خاص و گران قیمت ندارد و تنها نیاز به گوشی هوشمند و کدهای QR است.
• آسان برای کارکنان: هیچ نیازی به انجام مراحل پیچیده نیست و کارکنان به راحتی می‌توانند حضور خود را ثبت کنند.

۳. مزایای استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب موبایلی در سازمان‌ها و شرکت‌ها

استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب موبایلی برای سازمان‌ها و شرکت‌ها مزایای زیادی دارد که به شرح زیر است:

۳.۱. کاهش هزینه‌ها

استفاده از سیستم‌های حضور و غیاب موبایلی به کاهش هزینه‌های مربوط به خرید و نگهداری دستگاه‌های فیزیکی مانند دستگاه‌های کارت‌خوان و اثر انگشت کمک می‌کند. همچنین، نیازی به نصب سخت‌افزارهای اضافی در محل کار نخواهد بود و این امر موجب صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌شود.

۳.۲. افزایش دقت و شفافیت

سیستم‌های موبایلی حضور و غیاب با استفاده از فناوری‌های پیشرفته، از جمله GPS و بیومتریک، دقت بالاتری نسبت به سیستم‌های سنتی دارند. همچنین، این سیستم‌ها امکان ایجاد گزارش‌های دقیق و شفاف را فراهم می‌آورند که برای مدیران منابع انسانی و مدیران پروژه‌ها بسیار مفید است.

۳.۳. تسهیل فرآیندهای مدیریتی

این سیستم‌ها به مدیران این امکان را می‌دهند که به‌طور خودکار حضور و غیاب کارکنان را پیگیری کنند و گزارشی دقیق از ساعات کاری آن‌ها دریافت نمایند. این گزارش‌ها به راحتی در سیستم‌های مدیریتی دیگر مانند سیستم‌های حقوق و دستمزد ادغام می‌شوند و فرآیند محاسبه حقوق را تسهیل می‌کنند.

۳.۴. افزایش انعطاف‌پذیری

در محیط‌های کاری که کارکنان نیاز به حضور در مکان‌های مختلف دارند، سیستم‌های حضور و غیاب موبایلی انعطاف‌پذیری بیشتری را برای کارکنان فراهم می‌آورند. این سیستم‌ها به کارکنان این امکان را می‌دهند که بدون نیاز به حضور فیزیکی در محل کار، ثبت حضور و غیاب خود را انجام دهند.

۳.۵. جلوگیری از تقلب و سوء استفاده

سیستم‌های بیومتریک و GPS از تقلب در ثبت حضور و غیاب جلوگیری می‌کنند. این ویژگی‌ها باعث می‌شود که هیچ فردی نتواند به جای شخص دیگری حضور یا غیاب ثبت کند، که یکی از مشکلات رایج در سیستم‌های سنتی است.

۴. نتیجه‌گیری

دستگاه‌های حضور و غیاب موبایلی یکی از ابزارهای مهم و کارآمد در دنیای مدرن برای مدیریت منابع انسانی و نظارت بر حضور و غیاب کارکنان هستند. این سیستم‌ها با استفاده از تکنولوژی‌های پیشرفته، دقت، امنیت و راحتی بیشتری را به سازمان‌ها و شرکت‌ها ارائه می‌دهند. با توجه به مزایای متعدد این سیستم‌ها، به‌نظر می‌رسد که استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب موبایلی در آینده نه‌تنها برای بهبود کارایی سازمان‌ها، بلکه برای ایجاد محیطی شفاف‌تر و با بهره‌وری بیشتر ضروری خواهد بود.