۱۴۰۳-۰۷-۰۱پشتیبانی تینو

یکی از اولین و مهم‌ترین مراحلی که هنگام کار با نرم‌افزار حضور و غیاب باید به آن توجه داشته باشید، تسلط بر پنل مدیریتی است. نحوه خروجی گرفتن از نرم افزارحضوروغیاب چگونه است؟  پنل مدیریتی، قلب نرم‌افزار حضور و غیاب است که به شما امکان می‌دهد به تمامی داده‌های ثبت‌شده دسترسی داشته باشید. در این قسمت شما می‌توانید به طور کامل بر گزارش‌ها و داده‌ها مسلط شوید، تنظیمات مختلفی اعمال کنید، و دقیق‌ترین و کامل‌ترین اطلاعات را استخراج کنید.

معمولاً، پنل مدیریتی شامل بخشی است که برای مشاهده و ایجاد گزارش‌ها طراحی شده است. شما می‌توانید گزارش‌های مختلفی را برای هر بازه زمانی ایجاد کنید؛ از داده‌های روزانه گرفته تا ماهانه و حتی سالانه. این امکان به مدیران کمک می‌کند تا با استفاده از تحلیل این داده‌ها، تصمیم‌گیری‌های دقیق‌تری داشته باشند.

 نحوه خروجی گرفتن و طرز استفاده از فیلترهای گزارش‌های نرم‌افزار حضور و غیاب

یکی از قابلیت‌های جذاب و پرکاربرد نرم‌افزارهای حضور و غیاب، امکان تنظیم و اعمال فیلتر بر روی گزارش‌ها است. تنظیمات به شما این امکان را می‌دهند تا داده‌های مورد نیازتان را به دقیق‌ترین شکل ممکن استخراج کنید. برای مثال، اگر به دنبال تحلیل عملکرد یک بخش خاص از سازمان هستید، می‌توانید با انتخاب دپارتمان مورد نظر، داده‌های مرتبط با همان بخش را فیلتر کنید.

این فیلترها نه تنها به دقت گزارش‌ها کمک می‌کنند، بلکه از تهیه گزارش‌های غیرضروری جلوگیری می‌کنند. شما می‌توانید به راحتی بازه زمانی مشخصی را برای گزارش‌ها تعیین کنید، نوع غیبت یا تاخیر را فیلتر کنید، و حتی نوع کارکنانی که می‌خواهید گزارششان را ببینید، انتخاب کنید. این تنظیمات به شما کمک می‌کنند تا به اطلاعات مهم و مورد نیاز خود دسترسی داشته باشید، بدون اینکه با داده‌های غیرمفید روبرو شوید.

 فرمت خروجی:

 کدام گزینه برای گزارش‌های شما بهتر است؟

یکی از موارد مهم در هنگام خروجی گرفتن از نرم‌افزار حضور و غیاب، انتخاب فرمت مناسب برای خروجی است. بسته به نیاز شما و کاربرد گزارش، فرمت‌های مختلفی برای خروجی در دسترس هستند. به طور معمول، رایج‌ترین فرمت‌هایی که نرم‌افزارهای حضور و غیاب پشتیبانی می‌کنند، شامل PDF، Excel و CSV است. اما کدام یک بهتر است؟

فرمت PDF برای زمانی مناسب است که نیاز به تهیه یک گزارش رسمی و غیرقابل ویرایش دارید. اما اگر به دنبال تحلیل و تغییر داده‌ها هستید، فرمت‌های Excel و CSV بسیار کارآمدتر هستند. این فرمت‌ها امکان ویرایش، تجزیه و تحلیل و حتی ترکیب داده‌ها با سایر ابزارهای نرم‌افزاری را فراهم می‌کنند. همچنین، برخی نرم‌افزارها قابلیت تهیه خروجی در چندین فرمت به صورت همزمان را نیز دارند، تا بتوانید به‌راحتی با توجه به نیازهای مختلف، گزارش‌ها را تهیه کنید.

بیشتر بخوانید: قابلیت های پیشرفته اپلیکیشن تی نو

 تهیه و ذخیره گزارش‌ها:

چطور خروجی نهایی را مدیریت کنیم؟

بعد از اینکه تمامی تنظیمات لازم را انجام دادید و فرمت خروجی خود را انتخاب کردید، نوبت به تهیه و ذخیره گزارش می‌رسد. نرم‌افزارهای حضور و غیاب معمولاً قابلیت تولید گزارش به صورت آنی دارند، به این معنا که پس از انتخاب داده‌های مورد نظر، گزارش به سرعت تهیه می‌شود. در این مرحله، شما می‌توانید گزارش نهایی را به صورت پیش‌نمایش مشاهده کرده و سپس آن را در سیستم خود ذخیره کنید.

نرم‌افزارهای پیشرفته همچنین امکان ارسال خودکار گزارش به ایمیل یا چاپ گزارش‌ها را فراهم می‌کنند. این ویژگی‌ها به شما کمک می‌کنند که گزارش‌های خود را به سادگی مدیریت کرده و به سرعت با سایر بخش‌های سازمان به اشتراک بگذارید. با استفاده از این گزارش‌ها می‌توانید به تحلیل عملکرد کارکنان بپردازید و تصمیم‌گیری‌های بهتری در زمینه مدیریت منابع انسانی داشته باشید.

 انتخاب مناسب‌ترین گزارش خروجی از نرم‌افزار حضور و غیاب 

برای انتخاب مناسب‌ترین گزارش از نرم‌افزار حضور و غیاب، باید به نیازهای کسب و کار و نوع اطلاعاتی که از کارکنان مورد نظر دارید، توجه کنید. نرم‌افزارهای حضور و غیاب معمولاً انواع مختلفی از گزارش‌ها را ارائه می‌دهند که هر کدام هدف خاصی را دنبال می‌کنند.

 ۱. نوع گزارش روزانه، ماهانه، سالانه و ...

گزارش‌های مختلفی در نرم‌افزارهای حضور و غیاب وجود دارند که شامل گزارش‌های روزانه، هفتگی، ماهانه، و حتی سالانه می‌شوند. بسته به نیاز سازمان، می‌توانید گزارشی انتخاب کنید که داده‌های مربوط به حضور کارکنان را در بازه زمانی دلخواه ارائه دهد.

 ۲. میزان دقت اطلاعات در خروجی از نرم افزار حضور و غیاب

برخی نرم‌افزارها گزارش‌های دقیق‌تری ارائه می‌دهند که شامل اطلاعاتی مانند تأخیر، مرخصی‌ها، ساعات اضافه‌کاری و حتی نوع وظایف انجام شده است. اگر به گزارش‌های جامع و دقیق نیاز دارید، به دنبال نرم‌افزارهایی باشید که توانایی ارائه این نوع اطلاعات را داشته باشند.

 ۳. شخصی‌سازی گزارش‌ها

یکی از ویژگی‌های مهم نرم‌افزارهای پیشرفته، قابلیت شخصی‌سازی گزارش‌ها است. شما می‌توانید پارامترهای مختلفی را برای گزارش‌ها تنظیم کنید تا تنها اطلاعاتی که برای شما اهمیت دارند، در آن‌ها نمایش داده شوند.

 ۴. قابلیت یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌ها

اگر سیستم حضور و غیاب شما باید با سایر سیستم‌های مدیریت منابع انسانی یا حقوق و دستمزد یکپارچه شود، گزارشی را انتخاب کنید که به راحتی بتواند با این سیستم‌ها ارتباط برقرار کند و اطلاعات را به صورت خودکار انتقال دهد.

 ۵. نحوه نمایش اطلاعات حین خروجی گرفتن از نرم افزارحضوروغیاب

گزارش‌ها می‌توانند به صورت نمودارهای گرافیکی یا جداول ساده ارائه شوند. اگر می‌خواهید گزارش‌ها به راحتی قابل درک باشند، نرم‌افزاری را انتخاب کنید که اطلاعات را به شکل‌های بصری و کاربرپسند نمایش دهد.

 ۶. مقایسه کارایی کارکنان با خروجی گزارش نرم افزار

در برخی نرم‌افزارهای حضور و غیاب مانند نرم افزار حضور و غیاب تینو، امکان مقایسه عملکرد کارکنان مختلف با هم وجود دارد. اگر هدف شما ارزیابی بهره‌وری و عملکرد کارکنان است، این نوع گزارش‌ها می‌تواند مفید باشد.

خلاصه درباره خروجی گرفتن از نرم افزارحضوروغیاب

خروجی گرفتن از نرم‌افزار حضور و غیاب یک مهارت مهم است که به مدیران سازمان‌ها کمک می‌کند تا به راحتی داده‌های مربوط به حضور، غیاب، تأخیر و عملکرد کارکنان خود را تحلیل کنند. با استفاده از تنظیمات مناسب، انتخاب نوع گزارش و فرمت خروجی، می‌توانید گزارش‌های دقیقی تهیه کرده و تصمیم‌گیری‌های مؤثرتری داشته باشید. به کمک این گزارش‌ها، سازمان‌ها می‌توانند بهره‌وری کارکنان را بهبود بخشیده و استراتژی‌های خود را برای بهبود مدیریت منابع انسانی طراحی کنند. علاوه بر این، خروجی گرفتن منظم از داده‌های حضور و غیاب باعث شفافیت بیشتر در عملکرد کارکنان می‌شود و به جلوگیری از هرگونه خطای اداری یا اختلافات بین کارکنان و مدیریت کمک می‌کند.

 سوالات رایجی که درباره خروجی گرفتن از نرم افزارحضوروغیاب میپرسید:

1-آیا می‌توان گزارش‌های سفارشی‌سازی شده از نرم‌افزار حضور و غیاب دریافت کرد

اکثر نرم‌افزارهای حضور و غیاب امکان سفارشی‌سازی گزارش‌ها را فراهم می‌کنند. شما می‌توانید پارامترهای مختلفی مانند تاریخ، نوع حضور یا غیاب، و بخش‌های مختلف سازمان را انتخاب کرده و گزارش‌های متناسب با نیاز خود دریافت کنید.

2-چگونه می‌توان از گزارش‌های خروجی برای بهبود عملکرد کارکنان استفاده کرد؟

با تحلیل دقیق گزارش‌های خروجی، می‌توان الگوهای رفتاری کارکنان، مانند میزان تأخیر یا غیاب‌ها را شناسایی کرد. این اطلاعات به مدیران کمک می‌کند تا برنامه‌های آموزشی یا انگیزشی برای بهبود عملکرد کارکنان طراحی کنند.

3-آیا خروجی‌های نرم‌افزار حضور و غیاب قابل ادغام با سایر سیستم‌های مدیریتی هستند؟

بسیاری از نرم‌افزارهای حضور و غیاب قابلیت ادغام با سیستم‌های مدیریتی دیگر مانند حقوق و دستمزد یا برنامه‌های مدیریت منابع انسانی را دارند که این امر کارایی و دقت بیشتری را در پردازش اطلاعات به همراه دارد.