۱۴۰۳-۱۱-۲۷مسعود اکبریان

در دنیای امروز، هوش مصنوعی (AI) به عنوان یکی از تکنولوژی‌های پیشرفته و تحول‌آفرین در تمام صنایع و بخش‌های مختلف شناخته شده است. یکی از حوزه‌هایی که تحت تاثیر این فناوری قرار گرفته است، سیستم‌های حضور و غیاب است. پیش از ظهور هوش مصنوعی، روش‌های سنتی برای ثبت ورود و خروج افراد شامل استفاده از کارت‌های مغناطیسی، اثر انگشت، یا شناسه‌های عددی بود که هریک مزایا و معایب خاص خود را داشتند. اما با ورود هوش مصنوعی به این حوزه، دستگاه‌های حضور و غیاب به ابزاری تبدیل شده‌اند که علاوه بر امنیت بالا، راحتی کاربر و مدیریت هوشمند منابع انسانی را نیز بهبود می‌بخشند. این سیستم‌ها با قابلیت‌هایی چون شناسایی چهره، تشخیص رفتار، و حتی شناسایی صدا، توانسته‌اند فرآیندهای حضوروغیاب را سریع‌تر، دقیق‌تر و ایمن‌تر از همیشه کنند.

چالش‌های سیستم‌های سنتی حضور و غیاب

قبل از اینکه وارد مزایای هوش مصنوعی در دستگاه‌های حضور و غیاب شویم، بد نیست ابتدا به چالش‌هایی که سیستم‌های سنتی با آن مواجه بودند، اشاره کنیم. برخی از این مشکلات عبارتند از:

1. احتمال تقلب و دستکاری: در بسیاری از سیستم‌های قدیمی، تقلب‌هایی مانند "جا زدن" کارت توسط دیگران یا فریب دستگاه‌های اثر انگشت وجود داشت که به سادگی می‌توانستند به دروغ اطلاعات حضوروغیاب را ثبت کنند.
2. محدودیت در دقت: برخی از سیستم‌های قدیمی نظیر دستگاه‌های اثر انگشت در شرایط خاص مانند دست‌های کثیف یا زخمی، نمی‌توانستند به دقت کار کنند.
3. کاهش کارایی در محیط‌های شلوغ: در محیط‌های با تعداد زیاد کارکنان، دستگاه‌های حضور و غیاب سنتی معمولاً با تأخیر و مشکلاتی مانند ازدحام مواجه می‌شدند.
4. نیاز به تعامل فیزیکی: بسیاری از سیستم‌ها برای ثبت ورود و خروج نیاز به تعامل فیزیکی از سوی کاربر داشتند، که این مورد می‌تواند به عنوان یک معضل به ویژه در زمان‌های بحرانی همچون پاندمی‌ها مطرح شود.

ورود هوش مصنوعی به دستگاه‌های حضور و غیاب

با استفاده از هوش مصنوعی، دستگاه‌های حضور و غیاب نه تنها به ابزاری برای ثبت زمان تبدیل شدند، بلکه به سامانه‌هایی با قابلیت‌های پیچیده‌تر و هوشمندتر بدل گشتند که از آن‌ها می‌توان در جهت مدیریت منابع انسانی، افزایش امنیت و راحتی بیشتر استفاده کرد.

1. افزایش امنیت با شناسایی بیومتریک

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌هایی که دستگاه‌های حضور و غیاب هوش مصنوعی به آن مجهز هستند، استفاده از شناسایی بیومتریک است. این فناوری که شامل شناسایی چهره، اثر انگشت، و حتی تشخیص صدا می‌شود، باعث شده تا دستگاه‌های حضور و غیاب دقت و امنیت بسیار بیشتری نسبت به سیستم‌های سنتی داشته باشند.

• شناسایی چهره: یکی از محبوب‌ترین روش‌های بیومتریک است که به کمک دوربین‌های پیشرفته و الگوریتم‌های هوش مصنوعی، می‌تواند چهره افراد را با دقت بسیار بالا شناسایی کرده و در کمترین زمان ممکن اقدام به ثبت ورود و خروج کند. این تکنولوژی از آن جهت ایمن است که امکان جعل آن بسیار کم است و می‌تواند در شرایط مختلف نوری و در مواقعی که فرد تغییراتی جزئی در ظاهر خود داشته باشد (مثل گذاشتن عینک یا تغییر مدل مو) نیز به شناسایی دقیق فرد بپردازد.
• اثر انگشت و تشخیص هندسه دست: این سیستم‌ها با استفاده از ویژگی‌های خاص انگشت یا دست فرد، شناسایی دقیق‌تری را انجام می‌دهند. برخلاف سیستم‌های قدیمی که ممکن بود به راحتی توسط فرد دیگری تقلب شوند، سیستم‌های هوش مصنوعی قادرند جزئیات دقیق‌تری را برای شناسایی افراد استخراج کنند.
• شناسایی صدا: این فناوری امکان شناسایی و تایید هویت افراد از طریق صدای آن‌ها را فراهم می‌کند. برای مثال، فرد می‌تواند با گفتن یک عبارت خاص، سیستم را فعال کرده و حضور خود را ثبت کند.

2. راحتی و کاربری ساده

یکی از بزرگ‌ترین مزایای استفاده از هوش مصنوعی در دستگاه‌های حضور و غیاب، راحتی و سهولت استفاده است. برخلاف سیستم‌های قدیمی که نیاز به استفاده از کارت‌های فیزیکی، وارد کردن کد یا حتی تماس فیزیکی با دستگاه‌ها داشتند، دستگاه‌های حضور و غیاب هوش مصنوعی امکان ثبت حضور و غیاب را تنها با شناسایی چهره یا صدا فراهم می‌کنند. این به معنای عدم نیاز به تماس فیزیکی با دستگاه است، که در شرایط بهداشتی خاص مانند پاندمی‌ها می‌تواند بسیار حائز اهمیت باشد.

همچنین این دستگاه‌ها فرآیندهای خودکار دارند که در آن نیازی به دخالت انسان برای تایید یا وارد کردن اطلاعات وجود ندارد. به همین دلیل، فرآیند ثبت ورود و خروج به طرز قابل توجهی سریع‌تر و بیشتر از همیشه انجام می‌شود.

3. مدیریت هوشمند منابع انسانی

دستگاه‌های حضور و غیاب هوش مصنوعی، علاوه بر ثبت ورود و خروج، می‌توانند به سازمان‌ها کمک کنند تا مدیریت منابع انسانی خود را هوشمندانه‌تر انجام دهند. این دستگاه‌ها قادرند به صورت اتوماتیک و بر اساس داده‌هایی که از هر فرد جمع‌آوری می‌کنند، گزارش‌های جامع و دقیق از میزان حضور، غیاب، تأخیر و همچنین ساعات اضافه‌کاری افراد ارائه دهند.

• تحلیل داده‌ها و پیش‌بینی مشکلات: با استفاده از هوش مصنوعی، دستگاه‌های حضور و غیاب قادرند الگوهای رفتاری کارکنان را تحلیل کرده و پیش‌بینی‌هایی درباره رفتارهای آینده آن‌ها ارائه دهند. به عنوان مثال، اگر فردی معمولاً دیر به محل کار می‌رسد، سیستم می‌تواند این موضوع را شناسایی کرده و به مدیر منابع انسانی اطلاع دهد.
• اتوماسیون فرآیندها: دیگر نیازی به بررسی دستی گزارش‌ها و ثبت زمان‌های حضور و غیاب نخواهد بود. تمامی این اطلاعات به طور خودکار ثبت و پردازش می‌شوند. این موضوع به مدیران منابع انسانی این امکان را می‌دهد که زمان بیشتری برای برنامه‌ریزی استراتژیک و بهبود عملکرد کارکنان داشته باشند.
• کاهش خطا و افزایش دقت: سیستم‌های هوش مصنوعی به دلیل قابلیت پردازش دقیق و سرعت بالا، خطاهای انسانی را به حداقل می‌رسانند. این به ویژه در سازمان‌های بزرگ که تعداد کارکنان زیاد است، بسیار اهمیت دارد.

4. افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها

در نهایت، استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب هوش مصنوعی می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا بهره‌وری خود را افزایش داده و هزینه‌ها را کاهش دهند. این سیستم‌ها نیازی به نیروی انسانی برای نظارت و ثبت اطلاعات ندارند و بنابراین می‌توانند هزینه‌های مربوط به نیروی کار را به حداقل برسانند.

همچنین، سیستم‌های هوش مصنوعی با فراهم کردن اطلاعات دقیق و آنالیز داده‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا تصمیمات هوشمندانه‌تری در زمینه مدیریت منابع انسانی اتخاذ کنند. این موضوع می‌تواند به بهبود محیط کار، افزایش رضایت کارکنان و در نهایت بهبود عملکرد کلی سازمان منجر شود.

نتیجه‌گیری

هوش مصنوعی در دستگاه‌های حضور و غیاب نه تنها به امنیت و راحتی بیشتر منجر شده است، بلکه با فراهم آوردن امکان مدیریت هوشمند منابع انسانی و تحلیل دقیق داده‌ها، می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا فرآیندهای خود را بهبود بخشند و کارایی بیشتری داشته باشند. با کاهش خطا، افزایش دقت و سرعت، و فراهم کردن امکانات بیشتر برای کنترل حضور و غیاب، این سیستم‌ها به یکی از اجزای حیاتی و اساسی در هر سازمان و شرکت تبدیل شده‌اند.

به نظر می‌رسد که استفاده از این تکنولوژی‌ها در آینده نزدیک، بخشی از الزامات مدیریت منابع انسانی در بسیاری از سازمان‌ها خواهد بود و تغییرات عمده‌ای در فرآیندهای مدیریتی به‌وجود خواهد آورد.